ミスなく、早く給与計算を行う方法

給与計算

2023/05/23

松林大樹コステム社会保険労務士事務所　代表

社会保険労務士・ PHP研究所認定チームコーチ。厚生労働省や都道府県等のホワイト企業認定マーク取得、㈱ワーク・ライフバランス認定「働き方見直しコンサルティング」、クラウド勤怠管理システム導入など採用力・定着力向上のための働きやすい職場環境づくりを支援している。講演実績としてアサヒビール(株)、コクヨ(株)、(株)デンソーセールス、農林水産省など。石川県金沢市のコステム社会保険労務士事務所の代表を務める。プロフィールはこちら　https://www.costem-sr.jp/about/profile

給与計算は、毎月勤怠を締めてから、支払日までに短期間で実施しなくてはいけません。
会社や従業員からは、間違えずに出来て当たり前と思われ、ミスをすることが許されない業務です。
しかし、計算そのものは単純ではなく、色々な法律知識や制度の理解がないと出来ません。

Table of Contents

給与計算とは？

給与計算の業務は、大きく４つの工程があります。

①タイムカードなどの勤怠の集計	・労働時間の集計・残業や休日出勤の時間計算・遅刻や早退、欠勤控除・有休や忌引きなどの休暇の管理
②社会保険料、所得税、住民税の計算	・標準報酬月額の管理、標準報酬月額の変更・保険料率の変更・介護保険など年齢管理・住民税の管理
③銀行振込	・振込金額を振り込む・オンラインバンキングの設定
④退職時手続き	・源泉徴収票発行・給与所得者異動届

給与計算の手順

1.勤怠の集計	☑所定労働時間の集計　スケジュール予定表、タイムカードなどを基に労働時間の集計を行います。 ☑遅刻・早退・欠勤時間の集計　遅刻時間、早退時間、欠勤時間の集計を行います。 ☑有給休暇など休暇時間の集計　有給休暇、忌引休暇などの休暇の時間の集計を行います。 ☑時間外時間、休日労働時間、深夜労働時間の集計　割増の対象になる時間外時間、休日労働時間、深夜労働時間の集計を行います。
2.総支給額の計算	１で計算した時間数を基に、総支給額の計算を実施します。
3.手取金額の計算	☑社会保険料 ☑所得税 ☑住民税　を計算します。
4.振込・給与明細の準備	☑銀行振込　オンラインバンキングの設定など ☑給与明細　紙の明細の場合、印刷し、個人ごとに渡す準備　WEB明細の場合、システムの設定

気をつけたい給与計算ミス。上場企業でも給与計算のミスが発生

間違えずに出来て当たり前と思われる給与計算。担当者が気をつけても、ミスが発生することがあります。
上場企業でもミスは発生していて、2019年12月大手コンビニチェーンが2001年に残業手当の計算式の設定を誤って、従業員の残業手当の一部が支払われていなかったと発表がありました。

給与計算の間違えやすいポイントは？

時間外時間の集計	☑１日の労働時間が8時間を超える時間しか集計してしない。 ☑労働時間制の違いによって、　どの時間が時間外時間に該当するのかを間違っている。 ☑変形労働時間制の要件を満たしていない。　スケジュールの公表や休日の変更など要件を満たしていない。 ☑所定外休日の時間を集計していない。など
管理者と管理監督者の誤り	☑課長など、管理職に昇進したことで、　労働基準法４１条の管理監督者の要件に当てはまっていないのに、　時間外手当を払わなくしたケース。
休日時間の集計	☑週や月をまたいで振替をしている。 ☑法定休日が就業規則では決まっているのに、運用で変えている。
割増賃金の単価計算	☑欠勤も割増賃金の計算も同じ単価で計算している。 ☑休日や労働時間が変わっているのに、　割増賃金の単価を変えていない。 ☑昇給があったのに、割増賃金の単価を変えていない。 ☑特定の手当を、割増賃金の単価から除外し、計算していない。
住民税の計算	☑●月分を間違えている。管理出来ていない。 ☑特別徴収していない。
社会保険料の計算	☑何月分の社会保険料か管理できていない。 ☑昇給や、新しい手当が出来たのに、月額変更届を提出していない。 ☑標準報酬月額の変更を忘れている。 ☑保険料率の変更を忘れている。 ☑40歳になったのに、介護保険料の控除をしていない。など
欠勤控除	☑単価計算を間違えている。 ☑休日や労働時間が変わっているのに、控除の単価を変えていない。 ☑昇給があったのに、控除の単価を変えていない。 ☑特定の手当を、控除の単価から除外し、計算していない。 ☑固定時間外手当まで控除している。
遅刻早退控除	☑単価計算を間違えている。
中途入社、中途退職者	☑就業規則で中途入社、退職者の控除方法を決めていない。　都度、やり方が違う。
産前産後休業、育児休業中	☑社会保険料を控除している。手続きを忘れている。
私傷病による休職期間	☑社会保険料の扱いを間違えている。
労災事故で休業	☑すべて労災から支給されると思い込み、休業補償が払われていない。
会社都合による休業	☑休業手当が払われていない。
賞与計算	☑社会保険料を誤って計算している。
法改正対応	☑法改正の情報に対応できていない。
現金支給	☑1円単位で準備し、金額の過不足が発生している。
給与明細を紙で手渡し	☑紙の明細を準備し、封筒に書かれている名前と間違えてしまう。

給与計算をミスなく効率よく行うには？

1.管理表の作成	記憶や思いつきに頼った計算をするのではなく、管理表に基づいて計算をしましょう。毎月の実施事項はもちろん、月ごとで必要な作業、入退社での注意点、変更事由による対応、産休育休者の管理など網羅した表を作成しましょう。
2.ファイルの保存場所	標準報酬月額の公文書や、入退社の情報などをどこに保存するのか？を決めましょう。
3.複雑なルールにしない	規模が小さい会社ほど、人によってルールの数を増やし、複雑になっているケースがあります。
4.締め日と支払日に　余裕を設ける。	GW、お盆、年末年始など長期の休日がある月の事も考え、出来るだけ長く締め日と支払日の日数を設けましょう。理想は20日。
5.就業規則、　賃金規程の整備	就業規則を作成しなかったり、詳しく書かれていなかったり、メンテナンスしていなくて、実態と異なる就業規則、賃金規程を拝見することがあります。今の会社の内容に対応し、かつ決めなくてはいけないルールを盛り込んだ内容の規程を準備しましょう。
6.クラウド勤怠管理システムの導入	タイムカードを手で集計したり、 Excelで集計するとミスが発生しやすいです。クラウド勤怠管理システムを導入し、自動的に時間集計できるようにしましょう。
7.WEB明細の導入	給与明細をいつでも従業員が PCやスマホ、携帯で見えるWEB明細を導入し、明細の受け渡しミスを防ぎましょう。
8.給与は振込で。　現金支給をやめる。	全部または一部の従業員に現金手渡しをしている会社があります。お金の準備、振込金額で誤りやすいため振込にしましょう。
9.管理監督者の要件を確認する。	厚生労働省の「労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために」を参考に、自社の管理者が管理監督者の要件に当てはまるかを確認する。