人事労務のギモンにこたえるブログメディア
社会保険労務士・ PHP研究所認定チームコーチ。厚生労働省や都道府県等のホワイト企業認定マーク取得、㈱ワーク・ライフバランス認定「働き方見直しコンサルティング」、クラウド勤怠管理システム導入など採用力・定着力向上のための働きやすい職場環境づくりを支援している。講演実績としてアサヒビール(株)、コクヨ(株)、(株)デンソーセールス、農林水産省など。石川県金沢市のコステム社会保険労務士事務所の代表を務める。 プロフィールはこちら https://www.costem-sr.jp/about/profile
社会保険労務士（以下、「社労士」）が中小企業に必要かどうかを解説。顧問契約のメリットや具体的な業務内容、料金体系と選び方についても詳しく説明します。経営者や人事労務担当者に役立つ情報が満載です。
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経済のグローバル化と法規制の複雑化が進む中、企業経営において、専門的な知識が必要な場面は増える一方です。
特に人口減少から人手不足、働き方改革法などにより、人事労務の管理は、企業経営にとって重要な分野であり、この複雑な仕事を労働法律や労働保険の専門家である社労士へ委託するメリットは計り知れません。
入退社手続きや給与計算など、社労士でなくても、総務や経理の担当者で手続きや計算が可能な場合があります。しかし、誤ったやり方で手続きや計算を行っていたり、担当者にまかせっきりにし、仕事が属人化したことで、効率化が進まなかったり、担当者が急な病気や退職で業務が回らなくなるリスクや、手続きや給与計算以外の労務トラブルの対応が難しい問題が発生することがあります。
近年、デジタル技術の進化により、多額のお金をかけて、システムやソフトを購入しなくても、人事労務管理システムや給与計算ソフト、勤怠管理システムなどを月契約で契約することができるようになりました。
これらのシステムやソフトを活用することで、手作業・手計算や、エクセルで計算していたときに比べると、時間もコストも削減し、手続きや計算ができるようになりました。
しかし、システムやソフトなどは会社のオーダーメイド商品ではなく、既製品であるため、会社独自のルールの設定が必要で、その設定を誤ると、正しい手続きや計算ができない問題が発生することがあります。
税額の計算や経理処理などのために、税理士と契約している場合、給与計算など毎月発生する業務を税理士が対応してくれることもあります。
しかし税理士の専門は税金であり、給与計算や保険手続きに対応できない場合もあります。
会社の規模を大きくする（従業員を増やす）場合、社労士の顧問契約が経営において推奨される理由は以下の通りです。
現代の労働市場では、業種、地域関係なく、人手不足が深刻な問題となっています。
特に中小企業では、この人手不足問題が、経営に深刻な影響を及ぼすことがあります。
人口減少社会において、人手不足改善には、働く環境と求人票の改善が必要であると言われています。
社労士の労務知識や経験は、長時間労働や休日、有給休暇の取得など働き方改革を推進することに役立ち、また厚生労働省管轄のハローワークの求人票の徹底活用をすすめることにも役立ちます。
事務作業のミスは、企業にとって深刻な法的リスクを引き起こす可能性があります。
特に給与計算や社会保険の手続きなど重要な業務で誤りが発生すると、従業員の満足度低下や法的な問題に直面することがあります。
給与計算や手続き業務にミスが多発する場合は、担当者の知識や経験が不足していることや、システムの設計ミス、チェック体制がないことなどが原因と言えます。
・正しい法律や実態にあった就業規則（賃金規程）に基づいて計算されていない。
・過去の経験（記憶）に頼って作業を行い、誤りに気付いていない。
・システム会社に指示した内容が間違っているなど、正しい設定が行われていない。
・意味がわからず、なんとなくシステムの設定を行っている。
・管理表がない。一人で作業から管理まで行っている。
個人事業から、法人化することで、企業には、多くの法的要件の手続きと、責任が発生します。
これには労働法の遵守、社会保険の手続き、従業員管理が含まれ、これらの複雑さは経営者にとって大きな負担となります。
法人化し、事業拡大に伴い、経営者や従業員など社内の人材でしかできないことにリソースを集中し、労働法の専門家である社労士に任せれることは任せることで、効果的な時間の活用をすることができ、コンプライアンス強化と安心感を手に入れることができます。
従業員数が10人以上の企業では、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出る義務が発生します。
厚生労働省にもモデル就業規則はありますが、広く一般的な内容になっているため、会社独自のルールに合わなかったり、必要のない条文が残ってしまうリスクがあります。
（参考）厚生労働省 モデル就業規則：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/model/index.html
また就業規則を作成するだけでなく、正しい届出の手順を踏む必要もあります。
幅広い知識と経験のある社労士に依頼することで、会社のルールブックを作成し、組織の一体感を高めることができます。
労働保険や年金の手続き、労働時間や休暇の管理、毎月の給与計算や賞与計算、就業規則の作成・改正、労働法の法改正対応など、さまざまな労務に関する業務を適切に対応できるため、一から調べたり、役所に確認しながら仕事を進める方法と違い、効率的に進めることができます。
また、給与計算や勤怠の管理方法など定期的な業務のプロセスをシステム化、自動化する支援を受けることで手作業になるエラーを減らし、時間節約にも貢献します。
インターネットの普及や従業員の権利意識の増大により、ちょっとした問題から大きなトラブルに発展することも少なくありません。
従業員からの相談事や、法改正時における対応、労働条件の不適切な設定など、労使問題に関するリスクを事前に把握し、対策を講じることで、安心して経営に専念することができます。
社労士は、多くの企業の人事労務面を支援してきた経験から、成功した採用戦略や従業員定着プログラムに関する貴重な知見を持っています。
また、昨今の労働市場では、労働法を遵守し、安心して働くことができる環境であることが従業員が定着し、採用市場で人気のある企業であると言われています。
働く環境を整えながら、他社の事例を参考にした採用戦略を社労士とともに、策定し、実行することができます。
労働基準監督署、労働局、年金事務所などの役所調査がはいった際、迅速かつ正確な対応が求められます。
そんな時、日ごろから顧問契約をしている社労士に相談することで、法令や規則に沿った適切な調査の対応を任せることができ、企業は安心して経営に専念することができます。
最低賃金、ハラスメント、病気休職、従業員トラブル、欠勤、解雇、天災対応、求人など企業が抱える労働問題や人事管理の課題に対して、専門的なアドバイスを提供する業務です。
具体的には、
・労働法の改正対応
・雇用契約書の作成
・就業規則の見直し
・従業員とのトラブル対応
・就業規則の運用
・勤怠や有休の管理
・労災事故対応
・給与など待遇改善
・労働時間短縮など働き方改革
・求人票の見直し
・従業員のモチベーション向上策など、
多岐にわたる問題に対する解決策を提案します。
このように、社労士の相談・コンサルティングは、企業の労務管理を総合的にサポートし、経営者や人事担当者が安心して事業運営に集中できる環境を整えるために欠かせない存在です。
従業員に対する給与や賞与を正確に計算し、支払うための手続きを代行する業務です。
具体的には、従業員の出勤日数や労働時間、休暇の状況などをもとに、基本給や時間外手当などの割増賃金、通勤手当、住宅手当などを計算します。
また、社会保険料や所得税、住民税の適切な控除を行い、最終的な手取り額を算出し、明細書の作成を行います。
賞与計算においても、支給額に応じた適正な社会保険料や所得税の計算を行います。
これにより、企業は労務管理にかかる時間と労力を削減し、社内の人的リソースをコア業務に集中することができます。
企業が法律に基づいて行わなければならない社会保険や労働保険に関する様々な手続きを、専門知識を持つ社労士が代行する業務です。
社会保険には健康保険、厚生年金保険、介護保険などが含まれ、
新しく従業員を雇用した際にその従業員を社会保険に加入させる新規加入手続きや、従業員が退職した場合に行う資格喪失手続き、私傷病休業時の傷病手当金の申請や、育児休業時の保険料免除、社会保険料の算定基礎となる賃金の届出などを行います。
労働保険には、労災保険と雇用保険が含まれ、新しく従業員を雇用した際に、新たに労働者を雇用した際に、その従業員を雇用保険に加入させる新規加入手続きや、従業員が退職した場合に行う資格喪失手続きや離職証明書の発行手続き、育児休業や介護休業などの給付金の申請、労災事故発生時の給付申請や、毎年1回労災保険料や雇用保険料の申告書を作成し、提出する業務を行います。
社会保険や労働保険の手続きは、法令に基づいた正確な処理が求められますが、どんな場合に、どのような手続きが必要か？の把握や、その手続きにはどのような確認や添付書類が必要か？届け出るのはどの役所か？など複数の保険が関係しているため、非常に複雑で時間がかかることが多いです。
社労士がこれらの手続きを代行することで、企業は手続きのミスを防ぎ、法令遵守を確実にすることができ、社会保険や労働保険の手続きが円滑に行われることで、企業は本来の業務に集中し、効率的な経営を実現することが可能となります。
労働基準監督署や年金事務所からの調査対応業務は、企業が労働基準法や社会保険各法に基づく適切な運営や手続きを行っているかどうかを確認するために、これらの機関から行われる調査に対応する業務です。
調査は、不定期に行われ、労働基準監督署や労働局の調査は、労働条件の不備について、従業員からの申し出に基づいて行われることもあります。
調査が行われる際には、多くの書類提出や現場確認が求められ、また専門的な知識や用語の理解が必要なため、企業にとっては非常に大きな負担となります。
社労士はその専門知識と経験を活かして、企業がスムーズに調査に対応できるよう支援します。
助成金の申請代行は、企業が厚生労働省管轄の各種助成金を受け取るための手続きを代行する業務です。
助成金は、雇用促進、従業員のスキルアップ、働き方改革などを支援するために提供されるもので、条件に当てはまった場合、多くの企業にとって重要な資金となります。
しかし、その申請手続きは非常に複雑であり、多くの書類作成や要件の確認、スケジュール管理、日ごろの労働環境の体制整備が求められます。
社労士はその専門知識を活かし、企業がスムーズに助成金を申請できるようサポートします。
就業規則は、企業で働く従業員のルールブックであり、労働時間、休暇、賃金、解雇、服務規律など、労働者と企業の関係に関する基本的な内容が明記されています。
近年では、働き方に多様化や、働き方改革、従業員の権利意識の増大が進む中、就業規則があればいいというわけでなく、最新の法律に基づき、企業の経営方針や戦略に合わせた内容の就業規則の運用が求められています。
社労士は、労働法の知識や、経験をもとに、その企業の実態に合った規則を作成することを支援します。
その他、ハラスメント研修や、採用代行、従業員外部相談窓口などの支援があります。
顧問契約の料金は、報酬基準によって、一律定められていた時代もありましたが、
その報酬基準も廃止となり、現在では、事務所によって、決め方が様々です。
一般的には、
・従業員数
・サービス内容
によって変動する契約形式を採用していることが多く、従業員数や、サービス内容が増えるごとに料金も上がる傾向があります。
従業員数が増えることで、労務管理の業務量が増加したり、雇用形態も複雑になったり、
サービス内容が増えることで、社労士が対応しなければならない問題も増えるためです。
基本的な労務管理業務だけでなく、より専門的なコンサルティングや複雑な労働問題への対応、助成金の申請代行などの追加サービスが含まれる場合、その分料金も高くなることがあります。
社労士顧問契約には、マイナンバーの保管システムや勤怠管理システムなどのシステム料金が含まれることもあります。
マイナンバーの保管システムは、従業員のマイナンバーを安全に管理するためのもので、個人情報保護法に基づく厳格な管理が求められます。社労士は、このシステムの導入と運営をサポートし、適切な運用を確保するための助言を行います。
このシステムの導入に伴う初期費用や、継続的な保守・運用費用が料金に反映されることがあります。企業は、マイナンバーの適切な管理を通じて法令遵守を確実にし、マイナンバーの漏洩リスクを低減できます。
勤怠管理システムは、従業員の出勤・退勤時間、残業時間、有給休暇の取得状況などを正確に記録・管理することで、労働時間の適正管理と給与計算業務の効率化が実現します。
社労士は、勤怠管理システムの選定や導入、運用のサポートを行い、システムを活用して企業の労務管理を強化します。
社労士選びのポイントは、
・業務範囲
・専門性
・経験
・事務所の組織力
・傾聴力
・ITリテラシー
・口コミ、評判
・人間性
・相性 などが挙げられます。
まず、社労士の業務範囲、専門知識と経験を確認することが重要です。
社労士によって、業務範囲、専門知識や、これまでの経験は様々です。
業務範囲は、給与計算や社会保険の手続きだけでなく、労働トラブルの解決支援や助成金の申請代行、就業規則の作成や見直しなど依頼したい内容にどこまで応じてもらえるのか？確認します。
専門性は、特定の業界や労務分野において、深い知識とスキルを持っているかどうか実績のヒアリングや相談の回答を通して確認します。
事務所の組織力も考慮すべきポイントです。先生一人の事務所なのか？複数人の従業員がいる事務所なのか？仕事は属人化しているのか？情報共有はどのように行われているのか？などを確認します。
傾聴力は、社労士が企業の問題やニーズを正確に理解するために不可欠なスキルです。経営者や人事担当者の意見や要望をしっかりと聞き取り、それに基づいた適切なアドバイスを提供できる社労士は、信頼できるパートナーとなります。初回の面談や相談時に、社労士の傾聴力を確認したり、コーチングやカウンセリングの知識やスキルがあるかを確認すると良いです。
ITリテラシーも現代の労務管理において重要なポイントです。最新の勤怠管理システムやマイナンバー管理システムを活用し、働き方改革を実行し、高い生産性の企業を実現するためには、社労士のITリテラシーが高いことが求められます。
ITツールを駆使して労務管理を支援できる社労士は、企業の運営を一層円滑にします。
社労士の信頼性を評価する方法として
①Google口コミの確認
②ホームページ上の顧客の声
③ブログ記事などの投稿内容
④無料相談の活用
が挙げられます。
①Googleマップで検索し、実際に社労士事務所を利用した顧客のGoogle口コミを確認し、評価や感想を知ることができます。評価点や口コミの内容、口コミ数を確認し、具体的なエピソードや問題解決の実績が記載されているかを確認することで信頼性を評価することができます。
②Google口コミと同じように、社労士事務所のホームページなどに、実際の顧客からのフィードバックや感謝の声が掲載されている場合もあります。これらの声は、サービスの質や顧客満足度を示す重要な指標となります。
③社労士が相談内容などをブログ記事などで投稿している場合、どのような知識を持っているのか？どのような事案に対応できそうか？を判断することができます。
④初回の相談などを無料相談としている社労士事務所もあります。実際に会って、相談することで、社労士の対応や説明のわかりやすさ、問題解決に対する姿勢などを評価します。
ここで、社労士の専門知識や経験だけでなく、人間性やコミュニケーション能力、人間性や相性なども確認できます。
社労士への顧問契約を検討すべきタイミングとして、以下のケースがあげられます。
