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退職予定の従業員から退職証明書の発行を求められたら?退職証明書とは?いつまでに?何を?

労務顧問社会保険手続
松林 大樹コステム社会保険労務士事務所 代表

社会保険労務士・ PHP研究所認定チームコーチ。厚生労働省や都道府県等のホワイト企業認定マーク取得、㈱ワーク・ライフバランス認定「働き方見直しコンサルティング」、クラウド勤怠管理システム導入など採用力・定着力向上のための働きやすい職場環境づくりを支援している。講演実績としてアサヒビール(株)、コクヨ(株)、(株)デンソーセールス、農林水産省など。石川県金沢市のコステム社会保険労務士事務所の代表を務める。 プロフィールはこちら https://www.costem-sr.jp/about/profile

あなたが経営者や人事・総務担当者である場合、退職予定の従業員から退職証明書の発行を求められることはよくあります。
その要求にこたえるためには、退職証明書とは具体的に何を指すのか、いつまでに発行しなければならないのか、そしてどのような注意点があるのか、詳しく知っておくことが必要です。
本記事では、退職証明書に関する基本的な知識と、発行に際して留意すべき点について解説していきます。
従業員の退職時に求められる退職証明書についての理解を深め、円滑な手続きを進めるための情報を提供します。

退職証明書とは?退職予定の従業員は何に使う?

  • 退職証明書は公的な書類でありませんが、退職予定の従業員から求められた場合、会社は退職証明書を作成しなければなりません。
    公的な書類ではないため、企業独自で書式のテンプレートを準備し、作成する必要があります。
  • 退職証明書は、退職者が働いた会社を確かに退職したことを証明するための書類です。
    再就職先へ退職日を証明するためだったり、退職後新たに国民健康保険や国民年金に加入したり、配偶者や家族の扶養に加入する際に使用することが多いです。

退職証明書に記載する主な項目

退職証明書に必要な項目は、労働基準法で決まっています。

  1. 退職証明書を作成した日付
  2. 退職した従業員名
  3. 退職日
  4. 雇用期間
  5. 業務の種類・内容
  6. 役職・地位
  7. 退職前の賃金
  8. 退職理由(自己都合、定年、解雇、契約期間満了など)
  9. 事業主住所・事業主名

退職証明書を発行する際の注意点とは?

  1. 退職証明書に記載する項目は、退職する従業員が希望する項目以外記載してはならない。証明書の発行希望があった場合、必ずどの項目を記載して欲しいのか?ないしは記載して欲しくない項目はあるのか?を確認する必要があります。
  2. 退職の事由については、一身上の都合 などの内容は認められません。
    また、当然ですが、離職票の内容とも合致する必要があります。
  3. 退職者自らに作成させないためにも、会社印を押します。
  4. 退職証明書の発行期限は退職日から2年間。2年以内に退職した従業員からの発行希望や再発行の希望にも応じる必要があります。

退職証明書を発行しない場合の罰則は?

労働基準法で罰則が決まっており、30万円以下の罰金が科される可能性があります。

最後に

  • 退職証明書の発行の希望があったときの希望する項目の確認方法の準備
  • 事前の書式の準備
  • 退職証明書の作成支援 など 支援しております。

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