はじめての求人・従業員採用を考えたときに必要なこと。事前準備から手続きまで

就業規則社会保険手続給与計算

2023/03/14

松林大樹コステム社会保険労務士事務所　代表

社会保険労務士・ PHP研究所認定チームコーチ。厚生労働省や都道府県等のホワイト企業認定マーク取得、㈱ワーク・ライフバランス認定「働き方見直しコンサルティング」、クラウド勤怠管理システム導入など採用力・定着力向上のための働きやすい職場環境づくりを支援している。講演実績としてアサヒビール(株)、コクヨ(株)、(株)デンソーセールス、農林水産省など。石川県金沢市のコステム社会保険労務士事務所の代表を務める。

人材採用は、会社の成功に不可欠な重要なステップです。
本記事では、初めて求人・従業員採用を考えた時に必要なことを説明します。
特に、求人開始前に決めておくべき雇用のルールについても、詳しく説明します。
初めて採用を考える企業の方は、ぜひ本記事をご覧ください。

求人、応募、採用までにやるべきこと

雇用ルール・就業規則を決める。
求める人材は、正社員なのか？パートタイマーなのか？
正社員は、どういった条件なのか？
パートタイマーはどういった条件なのか？

労基法では、常時10人以上の従業員を雇用する場合、就業規則を作成し、労基署への届出が必要となっていますが、10人未満の雇用を開始するタイミングで就業規則を作成し、雇用ルールを確定させることをお勧めします。
求人媒体を決める。
多くの求人媒体があります。
・どんな人材を求めているのか？いつまでに必要か？
・その求める人材には、有料媒体を活用する必要があるのか？
・無料媒体だけで求人可能か？
応募があったときの対応を決める。
・何回選考をするのか？
・応募の際、提出必要な書類は何？履歴書必要か？
書類選考、面接の方法を決める。
・書類選考で何を判断するのか？
・面接は何回するのか？
・WEBでの面接を可能とするのか？
・会社説明の資料は？
採用案内・不採用案内の方法を決める。
特に不採用の場合の案内方法を決めておきます。
・応募書類は返却するのか？返却する場合、普通郵便か？書留か？
入社時の必要書類を決める。
入社時に提出してもらう書類を決めます。
入社前に案内し、初出社の日に提出してもらうようにしておくとスムーズです。
求人を申し込む。

決めなければならない雇用のルールとは？

雇用区分	①正社員、パートタイマー、アルバイト以外に区分はあるか？ ②それぞれの雇用区分は、何が違うのか？
給与の締め日、支払日	①給与は、いつからいつまでの分を、毎月何日に支払うのか？ ②支払日が金融機関の休日にあたる場合、どうするか？ ③給与計算にどれくらい時間が必要か？ ④年末年始、夏季休暇、ゴールデンウイークなど稼働日数の少ない月の事も考慮して決めましょう。
賃金	①月給制？日給制？時給制？ ②基本給の決め方は？ ③手当は？ ④残業の計算方法は？ ⑤昇給は、原則何月に実施？
賞与	①賞与の支給の有無？ ②支給の場合、年に何回？
労働時間と休憩時間	①何時から何時まで働く？ ②休憩は何時間？
休日	①毎週何曜日休み？ ②毎月何日休み？ ③年間休日は何日？
勤怠管理方法	①タイムカードを使うのか？ ②クラウド勤怠管理システムを使うのか？ ③有給休暇の管理はどのように行う？エクセル？システム？
保険手続	①社会保険の手続き方法を確認し、決める。 ②労働保険の手続き方法を確認し、決める。
給与計算の方法	①給与計算は外注するのか？自分で行うのか？ ②勤怠集計は外注するのか？、自分で行うのか？ ③給与計算ソフトは使うのか？ ④固定給の計算は、どのように行う？ ⑤残業手当、休日手当などの変動給の計算は、どのように行う？特に月給者。 ⑥振込はどうする？ネットバンキングの契約は？振込先口座の指定はあるのか？
所得税・住民税の納付方法	①源泉所得税の納付はどうする？ ②住民税の特別徴収の手続きはどうする？

求人開始前に雇用のルールを決めなかったとことで、発生するトラブル

求人内容と、実際の雇用条件が違う。
思いつきや、記憶で求人内容を決めてしまうことで、実際の雇用条件が求人内容と異なるトラブルが発生することが少なくありません。
求人内容と、実際の雇用契約が異なることで、従業員から訴えられ、会社が裁判で負けた事例もあります。
解雇したいが、出来ない。
面接を経て、無事採用は決まったが、いざ働いてみると、無断欠勤があったりし、解雇したい。と思っても、解雇の基準などが不明確で、就業規則等に記載がないと、解雇できないケースもあります。
助成金受給できるとハローワークから連絡があったが、書類不備で申請できない。
特定の条件の方を雇用すると支給される助成金ががあります。
書類や勤怠の不備などで、せっかく条件に当てはまっても労務管理が出来ていないことで受給できないこともあります。
面接で求職者から質問があっても、回答できない。
面接は、会社が求職者を面接する場であると同時に、求職者が会社を面接する場でもあります。
自分が一生働くにふさわしい環境かを決めるために、求職者が質問した事に対して十分な回答ができないとせっかく優秀な方から応募があっても、採用に繋がらないことがあります。
わからないからと、いい加減に条件を決めたことで、その後入社してきた人ごとで条件が違い、組織がおかしくなる。
従業員が増えてきて、個人ごとで条件がバラバラで、組織がギスギスすることがあります。