クラウド勤怠管理

クラウド勤怠管理とは?

今までの、タイムカードをはじめとした手作業による勤怠管理をインターネット通信を使ったシステムで業務効率化をすることです。
働き方改革をするにあたっても是非導入をお勧めいたします。
では、導入する前にメリット・デメリットをご説明いたします。

メリット

コスト削減

従来のタイムカードでの勤怠管理と比較すると
打刻→エクセル等へ転記(手作業)→給与データへの反映(手作業)
打刻→データ登録・給与データへの反映(ほぼ自動で完結)
この手作業の時間をお金に計算すると、意外と大きな金額になってきます。

A社は従業員数200人の中堅企業であり、勤怠管理はタイムカードでの管理を行っている。
人事は月末になると全社員のタイムカードを手作業で集計しExcelの管理シートの入力、3人の人事を動員して完全に作業完了するために2日は費やしていた。
人事のそれぞれの月給は30万円で日割にすると1人あたり1万円、3人で2日かかる作業のコストは単純計算で6万円かっている。
そこでA社が勤怠管理システムを導入したところ、従業員200×300円で合計6万円のコストがかかるようになった。
一見タイムカードでの管理とコストは変わらないが、 2日かかっていた集計作業が2時間で完了し労働生産性がアップ。
さらにタイムカード用の紙費用もカットできたので、結果的に無駄を省きコスト削減にもつながった。
これはほんの一例であり、企業の環境によっても異なりますが、勤怠管理は従来のタイムカード管理に比べてコスト削減につながるのです。

適切な労働時間管理

コンプライアンスが重視されている現代社会では、従業員の勤怠管理の重要性が高まっています。
というのも年々労基署による目も厳しく、少しでも労基法に違反するような管理が見受けられればすぐさま勧告を受けます。
最悪の場合、臨検されブラック企業のレッテルを貼られる可能性もあるでしょう。
勤怠管理システムは、通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理まで行えます。
さらに、既定の労働時間を超過しそうな従業員や、休暇がしっかりと取れていない従業員がいた場合、システムが警告してくれるので、管理漏れによる勧告も避けられます。

不正打刻防止

クラウド勤怠管理システムの打刻方法には、静脈・指紋認証など生体認証システムを活用したものや、顔認証システムを活用したものがあります。 これならば本人以外の打刻は不可能なので、不正打刻を完全防止できるでしょう。
また「GPS打刻機能」では、打刻と同時に位置情報も記録するため、外回りの多い営業部での不正打刻防止が可能です

業務効率アップ

クラウド勤怠管理システムにより、作業効率がアップするのは何も人事だけではありません。
多くのサービスでは、スマートデバイス用のアプリケーションを提供しており、外出先からの打刻に対応しており、出退勤打刻のために出社・帰社する必要もなく、翌日の打刻修正依頼も必要ありません。
自分のデスクから打刻できるため、朝の忙しい時間に打刻機まで行く必要もないですね。
これらの業務効率化を総合して、1日5分でも時間を短縮できれば、1年間で2.5日間も時間短縮できます。(1日8時間労働、年間休日120日の場合)

給与計算との連携

先ほども少し触れた内容になりますが、多くのサービスでは、システムにある管理データを、CSV形式で給与管理システムへエクスポート可能です。 つまり、勤怠管理から給与計算まで一連の作業を管理できるということ。
毎月末、勤怠管理・給与計算業務に追われている人事の方は、これがどれだけ助かることが十分に理解できますね。
ただし、導入するクラウド勤怠管理システムによって連携可能な給与計算ソフトが異なるため、選定の際は注意しましょう。

デメリット

導入における問題

クラウド勤怠管理は、一見して「導入は簡単そう」と思われがちなのですが、実は意外と失敗している企業が少なくありません。
その原因は「基本的なポイントを押さえていない」ことであることが多いです。
しかしコステムでは、それぞれの企業ごとに合った形のクラウド勤怠管理システムの導入のサポートをいたしておりますので、
安心してクラウド勤怠管理システムを導入いただくことができます。

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