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タイムカードから効率的に時間集計する方法と注意点

タイムカード・勤怠
松林 大樹コステム社会保険労務士事務所 代表

社会保険労務士・ PHP研究所認定チームコーチ。厚生労働省や都道府県等のホワイト企業認定マーク取得、㈱ワーク・ライフバランス認定「働き方見直しコンサルティング」、クラウド勤怠管理システム導入など採用力・定着力向上のための働きやすい職場環境づくりを支援している。講演実績としてアサヒビール(株)、コクヨ(株)、(株)デンソーセールス、農林水産省など。石川県金沢市のコステム社会保険労務士事務所の代表を務める。

従業員の出勤時間を計算することで、雇用主は従業員がいつ、どれだけ働いたかを把握することができます。この記録はタイムカードで行われることが多く、集計は、Excelで行われることが多いです。Excelで集計する方法の説明と、注意点をまとめてみました。

エクセルを使った集計方法

  1. 打刻漏れがないかの確認
  2. タイムカード集計の最初のステップは、Excelに従業員データを入力することです。
    正確な結果を得るためには、データを正確に入力することが重要です。
    ・従業員名
    ・日付
    ・出社・退社予定時刻
    ・出社・退社時刻
    ・所定労働時間
    ・所定外労働時間
    ・時間外時間
    ・休日労働時間
    ・深夜時間
    ・有休取得日数
    ・有休取得時間
    ・欠勤日数
    ・遅刻早退時間 などが入力されます。
  3. 計算式を挿入し、各項目を計算。
    データがすべて入力されると、それは手動で計算することなく、
    迅速かつ自動的に労働時間を集計するために、様々な数式や計算を使用します。
    最も一般的な計算式はSUMIF式で、素早く集計することができます。

エクセル集計のよくある課題と解決方法

24時間以上集計されない。 

セルの書式設定を変更する必要があります。

ホーム>フォント 右下の矢印ボタン>セルの書式設定>
表示形式>ユーザー定義 を [h]:mm と入力することで解決できます。

タイムカード集計の注意点

タイムカードを集計する際には、いくつかの注意点があります。

①時間は、1分単位で集計する必要があります。
②1ヶ月分の集計が終わったら、合計30分未満の場合は、切り捨て。
 30分以上の場合は切り上げをすることができます。

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