課題：
- 専門家の不在と属人化：顧問社労士がセコム勤怠管理システムに関与しておらず、設定から運用まで院長一人が背負い込み、孤独な管理状態にあった。
- 過重な事務負担：勤怠管理に加え、給与計算の集計や有給休暇の管理も院長が行っており、診療以外の業務負荷が限界に達していた。
- 集計ミスのリスク：自己流の設定と手作業による管理が複雑化し、意図しない集計ミスや計算間違いが発生していた。
施策：
- 規程とシステムの整合性確保：既存の「セコム勤怠」の仕様に合わせ、就業規則や賃金規程そのものを見直し、運用上の矛盾を解消した。
- 正確な初期設定と環境構築：見直したルールに基づき、プロの視点でシステム設定を再構築し、ミスが起こらない土台を整備した。
- 運用支援と体制の移行：院長でなくても管理できるよう運用フローを確立し、事務スタッフへの業務移管をサポートした。
効果：
- 管理の一元化と負担減：シフト・勤怠・休暇情報が一元化され、二重管理などの無駄な作業がなくなり、業務効率が劇的に向上した。
- 院長の時間を創出：ルールとシステムが一体化したことで事務スタッフによる運用が可能になり、院長が本業の診療に専念できる時間が生まれた。
- スタッフ満足度の向上：勤怠に関する質問を社労士に直接相談できる体制を整えたことで、レスポンスが早くなり、スタッフの安心感と満足度が向上した。
「システムはあるのに、なぜこんなに大変なのか」——院長を悩ませた管理の負担
こちらのクリニック様では、以前より「セコム勤怠」を導入されていました。しかし、顧問社労士が勤怠管理に全く関与していなかったため、システムの設定から日々の運用、給与計算時の集計、さらには有給休暇の管理に至るまで、すべてを院長お一人が抱え込んでいました。 診療の合間や終了後にこれらの作業を行う負担は非常に重く、専門家不在の中での運用は、意図せぬ集計ミスを引き起こすリスクとも隣り合わせでした。「管理業務に追われ、本来の診療に集中できない」という状況が、解決すべき最大の課題となっていました。
システムと就業ルールの「ズレ」を解消し、運用をプロが伴走
この状況を打破するため、私たちは単なるシステムの操作指導にとどまらず、根本的な体制の見直しを行いました。 まず、既存の「セコム勤怠管理システム」の仕様に合わせて、就業規則や賃金規程そのものを見直し、ルールとシステム設定に矛盾がない状態を構築。その上で、正しい初期設定を行い、運用が軌道に乗るまでの支援を徹底しました。システムと社内ルールを合致させることで、誰が操作しても迷わない仕組み作りを目指したのです。
事務スタッフへの権限委譲で、院長もスタッフも満足度が向上
取り組みの結果、シフト・勤怠・休暇管理が一元化され、二重管理の手間が消滅しました。 最大の成果は、ルールとシステムが一体化したことで、高度な判断を要さずに運用できるようになり、管理業務を院長から事務スタッフへ引き継げたことです。これにより院長は煩雑な事務作業から解放され、診療に専念できる時間を確保できました。 また、スタッフから勤怠に関する疑問が出た際も、院長を経由せず社労士へ直接相談できるホットラインを設けたことで、迅速な解決が可能となり、スタッフの安心感と満足度も大きく向上しています。
